Chi di voi cari sistemisti, consulenti e non, non si è mai imbattuto in questo annoso problema?

Ve lo dico io, nessuno!

Le email sono diventate uno strumento necessario ad ogni azienda, e viene usato sempre di più. Essendo però di mezzo il livello 8 dello stack ISO/OSI, ossia l’utonto, non sempre questo strumento viene usato con la dovuta cautela.

Trovo sempre di più situazioni con caselle postali di 5-6-7-12 GB! Un limite da porsi idealmente in un ambiente exchange (ma anche in un ambienete pop/imap), è di circa 4-5GB a casella.

Mi sono imbattuto oggi in un environment di circa 20 caselle postali, con un DB di 140GB. Se la matematica non mi inganna, la media fa 7GB a casella, quindi siamo in ogni caso fuori.

In particolare, questo cliente, gestisce le proprie pratiche (non vado troppo nello specifico) a cadenze semestrali, per cui ipoteticamente, dopo 6 mesi la mail che fa riferimento alla pratica X, non serve più.

Per qualche mese ho raccomandato l’utenza di effettuare ciclicamente una pulizia delle mail obsolete e della posta eliminata. Capisco l’utente che non ne ha voglia, capisco l’utente che non ci riesce, capisco tutto. Ma anche l’utente allora deve capirmi quando Exchange finisce inesorabilmente in ginocchio.

Stremato da questa situazione ho detto “A mali estremi…”, e ho creato alcune policy di retention.

In particolare 2, una che cancella definitivamente le email più vecchie di 180gg, l’altra invece svuota la posta eliminata ogni 2.

Per fare ciò dobbiamo prima impostare un criterio, ossia “180gg” e “elimina”, questo criterio viene nominato in exchange 2010 come TAG.

Lo possiamo impostare nell’ECP in “Configurazione dell’organizzazione”, “cassetta postale”, “Tag criteri di conservazione”. Una volta creato il Tag dobbiamo unirlo ad un criterio, tramite la tab “Criteri di conservazione” creiamo appunto un criterio, selezioniamo il tag, le cassette postali a cui applicarlo e il gioco è fatto.

Come sappiamo però e email eliminate vengono comunque mantenute da exchange, ciò è dovuto al fatto che la gestione delle mail eliminate è data da un’ulteriore policy.

Questa impostazione varia al variare del DB (nel caso di exchange 2010 STD possiamo creare fino a 4 DB), quindi rechiamoci in “Configurazione dell’organizzazione”, “cassetta postale”, “Gestione del database”, clicchiamo col tasto dx su un DB, Proprietà, e in “limiti” possiamo modificare il tutto a nostro piacimento.

A questo punto i criteri non vengono applicati immediatamente, ma al primo ciclo di manutenzione, che possiamo impostare sempre nelle proprietà del DB nella tab “Manutenzione”.

Spero vi sia utile.

 

Impedire al DB di exchange di aumentare a dismisura
Tag: